¿Por dónde empezar? Por los objetivos, quizá.

• Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración (que desde luego debe adaptarse bien al formato).
• Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar de celebración accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de los asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces por carretera y avión/barco dependiendo si son residentes o no, en algunos casos se puede pasar por alto esta recomendación, y especialmente si hay otros atractivos).
• Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. ¿Y, cuántos lugares muy adecuados hay?
• Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 80 personas de diferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convenciones rural a media hora por carretera de un aeropuerto.
• Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organización o a un experto externo, prepara una petición de presupuesto detallada.
• Haz una selección rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido expresamente recomendados.
• Ten siempre un plan para situaciones imprevistas (PLAN B, C, D,… Z) Aunque la rápida expansión del Internet lo hace innecesario, en el caso de eventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita de inspección, mínima, al lugar de celebración.

Presupuesto

• Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, a ser posible.
• Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en las otras decisiones que habrás que tomar.
• Determina quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada capítulo de gastos. Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos.
• Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.

Objetivos

• Pregunta al patrocinador cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificación (muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos).
• Pregúntate si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.

 MILA LORENZO GUILLÉN / mila@evento7.es

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